Planning

De leidinggevende voert binnen het algemene arbeidsomstandighedenbeleid een beleid dat is gericht op het voorkomen van te hoge werkdruk. Als voorkomen niet mogelijk is, streeft de leidinggevende ernaar werkdrukproblemen zoveel mogelijk te beperken.

Soepel omgaan met planningen gaat gemakkelijker als een team de beschikking heeft over een flexibele schil van bijvoorbeeld uitzendkrachten, freelancers en/of oproepkrachten. Als werknemers snel extra menskracht kunnen inschakelen, kunnen ze grote projecten aannemen en afhandelen en tegelijkertijd realistisch plannen en de werkdruk binnen de perken houden.

Voor werknemers

Bij planning zijn drie zaken van belang:

1. ‘Niet doen’: welke taken horen niet bij je werk of kan iemand anders beter doen?
   • Zeg nee tegen taken en verzoeken die eigenlijk niet op jouw bordje horen.
   • Zeg nee tegen verzoeken waarvoor je eigenlijk geen tijd hebt. Let daarbij ook op wat je (onderbuik)gevoel je zegt.
   • Delegeer taken die een ander beter of sneller kan doen.
2. ‘Slim doen’: welke van de overgebleven taken kun je slimmer doen?
   • Werk zoveel mogelijk aan één taak tegelijk totdat je die af hebt.
   • Zoek als je concentratie nodig hebt een rustige plek op, zet je telefoon uit of op stil en doe de deur dicht. Gebruik een bordje ‘niet storen’. Informeer zo nodig anderen dat je dit doet.
   • Plan tijd in voor onverwachtse zaken en storingen, zowel dagelijks als wekelijks. Houd daarbij ook rekening met e-mails, archivering en kleine klusjes.
3. ‘Eerst doen’: welke taken moet je eerst doen en welke later?
   • Ken prioriteiten aan je taken toe. Doe je dat niet, dan is de kans een stuk groter dat je leuke of makkelijke taken steeds eerst doet en dat vervelende en zware taken blijven liggen. Het effect is dat die laatste taken je geestelijk gaan belasten.
   • Plan moeilijke taken aan het begin van de dag, wanneer je nog fris bent.
   • Handel alles wat onmiddellijk moet gebeuren ook meteen af.
   • Een gouden regel is: duurt een taak langer dan 60 seconden, plan hem dan in.

Betrek zo nodig een ervaren collega of je leidinggevende in het toepassen van deze tips. Of volg een training time management.

Op bepaalde momenten kan afstemming van het werk en beschikbaarheid van werknemers ontsporen. Het is verstandig om op die momenten extra alert te zijn op een hoge werkdruk. Denk bijvoorbeeld aan:

• veranderingen in de werkwijzen en procedures, zoals de invoering van een nieuw registratiesysteem;
• reorganisaties en herinrichtingen van het werkproces;
• perioden waarin veel werknemers op vakantie zijn;
• perioden waarin er relatief veel (met name langdurig) zieken zijn;
• tijdstippen waarop het werkaanbod te hoog is, bijvoorbeeld na het starten van grote nieuwe opdrachten;
• situaties waarin er structureel te veel werk is voor te weinig werknemers, bijvoorbeeld in verband met langdurig openstaande vacatures.

In deze situaties is aanpassing van de planning mogelijk door prioriteiten te stellen, taken uit te stellen of in overleg met de klant een opdracht later of niet uit te voeren.

Tips bij vakantieplanning
Het is verstandig goed na te denken over de minimale bezetting van een team. Stem op basis daarvan de vakantieroosters af. Maak bijvoorbeeld afspraken over:

• het aantal (vaste/ingewerkte) werknemers dat tegelijk met vakantie kan;
• maatregelen bij verzuim (kort en langdurig), zoals de inzet van extra krachten als er te veel zieken zijn;
• het inschakelen van gekwalificeerde uitzendkrachten;
• het opnemen van vakanties in de piekmaanden.

De afspraken over het vakantierooster zijn ook een prima uitgangspunt om een regeling voor het aanvragen van vakantie af te spreken. Denk bijvoorbeeld aan:

• het tijdstip waarop werknemers hun zomervakantie moeten aanvragen;
• het aantal aaneengesloten weken dat werknemers maximaal afwezig mogen zijn;
• het moment waarop de vakantieplanning bekend is.

Tips bij te groot werkaanbod
Past het werkaanbod niet bij de capaciteit? Kijk dan of een creatieve oplossing mogelijk is. Bijvoorbeeld door:

• een deel van de werkzaamheden uit te stellen of over een langere periode uit te smeren;
• opdrachten, of een gedeelte ervan, uit te besteden;
• tijdelijk personeel in te huren;
• in het uiterste geval het gesprek aan te gaan met de opdrachtgever over uitstellen of afstellen van de opdracht.

Daarnaast helpen duidelijke afspraken met opdrachtgevers over het aanlevermoment van opdrachten bij het plannen in drukke perioden.

Tips bij verzuim
Door verzuim kan de capaciteit tijdelijk onverwachts een stuk lager liggen. Ook dan zijn vaak creatieve oplossingen mogelijk. Bijvoorbeeld door:

• werkzaamheden opnieuw te verdelen en daarbij duidelijke prioriteiten te stellen;
• tijdig een tijdelijke werknemer in te schakelen als de verwachting is dat een werknemer langer ziek blijft.

Dit helpt niet alleen de werklast van de aanwezige werknemers te beheersen, maar zorgt er ook voor dat een zieke werknemer bij terugkeer een aanvaardbare werklast heeft.

Herverdeling van de werkzaamheden is gemakkelijker in bedrijven met duurzame functies.

Tips bij een structureel te groot werkaanbod
Past het werkaanbod structureel niet bij de capaciteit? Neem dan zoveel mogelijk structurele maatregelen. Bijvoorbeeld door:

• extern personeel in te huren.
• binnen het team keuzes te maken: wat kan worden geschrapt; wat kan wachten; wat moet echt gebeuren?
• te onderzoeken of onderdelen van het werkproces en/of de werkmethode verbeterd kunnen worden. Doel daarvan is dat werknemers hun werk efficiënter en effectiever kunnen uitvoeren. Zie hiervoor ook de oplossing efficiënt werken.
• te onderzoeken of met meer (en zo ja, met welke) regelmogelijkheden het werkaanbod beter in balans gebracht kan worden. Met goede regelmogelijkheden hebben werknemers zelf ruimte om een groot werkaanbod op te vangen. Dit verkleint de kans op overmatige werkstress.
• mensen die een periode veelvuldig hebben overgewerkt de mogelijkheid te geven dit op een rustiger tijdstip te compenseren.

• Schoolvakanties zijn te vinden op Postbus 51.
• Met een goede taakverdeling op de afdeling kunnen werknemers gemakkelijker bij afwezigheid van collega’s taken van elkaar overnemen. Zie hiervoor de oplossing evenwichtige taakverdeling.
• Werkt het team veel met inleenkrachten om de planning te halen? Kijk dan ook naar de oplossing begeleiding tijdelijke inleenkrachten.
• Als de regelmogelijkheden groot genoeg zijn, kunnen werknemers een tijdelijk capaciteitsprobleem gemakkelijker zelf oplossen.